Panduan Penggunaan Axentra
Panduan ini membantu staf hotel memahami langkah-langkah utama dalam menggunakan Axentra, mulai dari proses reservasi hingga laporan keuangan harian. Semua fitur telah dioptimalkan untuk kemudahan dan efisiensi operasional.
1. Login & Navigasi
Setiap staf memiliki akun dan hak akses berbeda. Gunakan username dan password yang telah diberikan oleh admin.
- Buka https://axentra.id lalu pilih Login.
- Masukkan username & password sesuai role (Resepsionis, Housekeeping, Restoran, Keuangan, Admin).
- Setelah login, Anda akan diarahkan ke dashboard sesuai peran Anda.
- Gunakan menu sidebar untuk berpindah antar modul (Front Office, Restoran, Housekeeping, dll).
2. Membuat Reservasi & Check-In
Modul Front Office digunakan untuk menangani reservasi tamu baru dan melakukan check-in.
- Buka menu Front Office → Reservasi.
- Klik Tambah Reservasi lalu isi data tamu, tanggal menginap, dan jenis kamar.
- Setelah reservasi tersimpan, pilih reservasi tersebut lalu klik Check-In.
- Status kamar akan otomatis berubah menjadi Occupied dan notifikasi dikirim ke Housekeeping.
3. Housekeeping
Modul Housekeeping digunakan untuk memantau status kamar dan mengatur jadwal pembersihan.
- Buka menu Housekeeping → Status Kamar.
- Setiap kamar memiliki status: Dirty, Clean, Inspected, atau Out of Order.
- Setelah kamar dibersihkan, ubah status ke Clean agar siap digunakan.
- Semua perubahan status langsung terlihat oleh resepsionis secara real-time.
4. Pesanan Restoran & Layanan Kamar
Modul Restoran digunakan untuk mencatat pesanan makanan/minuman dari tamu dan menambahkannya ke tagihan kamar.
- Buka menu Restoran → Daftar Pesanan.
- Klik Tambah Pesanan untuk memilih kamar dan menu makanan/minuman.
- Status pesanan akan berubah otomatis: Pending → Preparing → Ready.
- Setelah pesanan diantar, sistem akan otomatis menambahkan total biaya ke billing tamu.
4A. Layanan QR untuk Tamu Kamar
Setiap kamar di Axentra dilengkapi dengan QR unik yang memudahkan tamu mengakses layanan kamar tanpa perlu menelpon resepsionis. QR ini dapat dicetak dan ditempel di kamar, menghubungkan tamu ke halaman layanan digital berikut:
- Pesan Makanan / Room Service
Tamu memindai QR dan langsung melihat menu restoran hotel.
Mereka dapat memesan makanan/minuman dari ponsel, dan pesanan otomatis masuk ke modul Restoran dengan status
Pending. - DND (Do Not Disturb) Melalui QR, tamu bisa mengaktifkan atau menonaktifkan mode DND. Status kamar akan berubah di sistem, memberi tahu resepsionis dan housekeeping bahwa kamar tidak boleh diganggu.
- Make Up Room (Pembersihan Kamar) Jika tamu ingin kamarnya dibersihkan, mereka cukup menekan tombol Make Up Room di halaman QR. Permintaan otomatis masuk ke modul Housekeeping dan muncul sebagai tugas baru.
Contoh tautan QR:
https://hotel.axentra.id/qr/room/2034
Halaman tersebut menampilkan antarmuka khusus tamu dengan desain ringan, responsif, dan tanpa login.
5. Checkout & Pembayaran
Proses checkout dilakukan saat tamu selesai menginap. Sistem akan menampilkan semua transaksi tamu untuk penyelesaian pembayaran.
- Buka menu Front Office → Checkout.
- Pilih tamu yang akan checkout dan pastikan semua pesanan telah masuk ke billing.
- Tekan tombol Proses Pembayaran, lalu pilih metode (Cash, Kartu, Transfer, Company).
- Sistem otomatis menghitung pajak & refund jika ada kelebihan bayar.
- Status kamar berubah menjadi Vacant Clean dan siap untuk tamu berikutnya.
6. Laporan & Analitik
Axentra menyediakan laporan keuangan dan operasional lengkap yang dapat dicetak atau diekspor.
- Buka menu Finance → Laporan.
- Pilih periode tanggal, departemen, atau tipe laporan (harian, bulanan, pajak, revenue).
- Klik Cetak untuk membuat versi PDF atau ekspor ke Excel.
- Laporan juga dapat dikirim otomatis ke email manajemen.